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Entre todos los procesos de la empresa, la previsión de ventas es el más determinante para la planificación financiera. Para tomar decisiones relativas al presupuesto, los requerimientos de insumos, logística y recursos humanos, hay que tener una idea aproximada de los ingresos futuros.

Aunque las previsiones son aproximaciones y se basan en conjeturas, cuando están bien hechas son fundamentales para la planificación. Como sucede con todo intento de establecer hipótesis, mientras más información se pueda recabar, más preciso será el resultado.

Conocer y manejar los múltiples factores internos y externos que afectan las ventas hace de la previsión una tarea bastante compleja.

¿Qué se debe tomar en cuenta para hacer una efectiva previsión de ventas? ¿Cuál es la información necesaria para que la estimación sea lo más exacta posible?  ¿Qué caracteriza a una buena previsión de ventas y cómo beneficia a la empresa?

Factores a tener en cuenta para hacer una previsión de ventas

Según el tipo de negocio, de su magnitud y otras características, hay diversos métodos de previsión de ventas que pueden ser aplicados, generalmente varios en combinación. Cualquiera sea la elección, hay que tener en cuenta los resultados de años anteriores, los ingresos promedio, las tendencias por sectores económicos, entre otros factores.

También hay que evaluar el contexto socioeconómico y político, los cambios de legislación en materia económica; las predicciones generales en el ámbito industrial, empresarial y comercial. Esto es particularmente importante en entornos en crisis o poco estables.

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Factores internos de la previsión de ventas

Toda la información que surge de la propia actividad de la empresa es esencial para hacer nuestras predicciones.

  • Histórico de las ventas. Las cifras de ventas de años previos son una fuente importante de información para las previsiones. Mientras más detallada sea esta información, tanto mejor: unidades vendidas e ingresos por cada tipo de producto, precios, etc. 
  • Presupuesto general para el año de la previsión. Un presupuesto detallado nos permite saber con qué contará cada departamento del negocio, incluidos los de producción y ventas.
  • Cartera de clientes. Si no conocemos las tendencias de consumo por tipo de cliente, su comportamiento promedio, la tasa de rotación, es difícil que hagamos una previsión de ventas ajustada a la realidad.
  • Comportamiento de la empresa en años anteriores. ¿El negocio ha tendido a crecer, o a decrecer? ¿En cuáles áreas del negocio ha habido estancamiento? 

Ya que la investigación esté orientada a los resultados del departamento de ventas, es asimismo necesario conocer los resultados anteriores de los planes de mercadeo.

Factores externos de la previsión de ventas

El contexto económico, político y social, el entorno empresarial, las tendencias del mercado, son elementos que deben ser incluidos en la previsión de ventas.

  • Tendencias del mercado. Podemos examinar la posición de nuestra empresa dentro del mercado: ¿Nuestra oferta es acorde a las tendencias del mercado? ¿Necesitamos innovar en productos y procesos? 
  • La competencia. También es necesario examinar la posición de nuestra competencia en el mercado: ¿Estamos rezagados, a la par o un paso delante de nuestros competidores?
  • Tendencias sectorizadas. Conocer las proyecciones de los sectores relacionados con nuestra actividad nos ayuda a establecer nuestras propias estimaciones. Sobre todo cuando se trata de empresas que nos proporcionan insumos.
  • Contexto sociopolítico y económico. Todo negocio funciona en un entorno que afecta sus posibilidades. La previsión de ventas depende también de la situación económica nacional y sus proyecciones, la legislación en materia económica, y demás aspectos del entorno.

Como se observa, una previsión de ventas debe incluir múltiples elementos de análisis. Lo que hace pensar en la necesidad de contar con un buen software de proyección que automatice ciertos procesos y brinde información precisa y confiable. 

Características de una buena previsión de ventas

Al desarrollar una previsión de ventas debemos asegurar que sea:

  • Amplia. Una proyección de ventas debe incluir 3 escenarios: favorable, neutro y desfavorable. Ello hace posible planificar y tomar previsiones sea cual sea el resultado real del ejercicio.
  • Realista. En lo posible, hay que ajustar la estimación a las cifras reales y a la realidad del mercado, sin magnificar las expectativas. Ser realista reduce las pérdidas innecesarias.
  • Factible. Las previsiones deben ajustarse a los recursos financieros, humanos y tecnológicos de la empresa. 
  • Basada en información. La única forma de obtener estimaciones realistas y realmente útiles es que estén fundadas en información amplia, objetiva y contextualizada.

Es tal la importancia de la previsión de ventas en la planificación financiera que distorsionarla con expectativas irracionales puede resultar en un desastre y hacer peligrar el negocio.

¿Por qué es tan importante la previsión de ventas?

Como ya fue mencionado, la previsión de ventas es la base de la planificación financiera de la empresa. A partir de sus resultados se calcula el presupuesto de ingresos y gastos, y se toman decisiones en las áreas de mercadeo, logística y recursos humanos. 

Una proyección de ventas es el insumo indispensable para elaborar planes de mercadeo, afrontar con éxito situaciones imprevistas y hacer uso óptimo de los recursos, humanos y materiales.

De la previsión de ventas derivan prácticamente todas las decisiones acerca de: estrategias comerciales, inversiones, inventarios, compras, requerimientos de personal, etc.

La previsión siempre reduce la incertidumbre

Una previsión de ventas bien fundada en datos reales y en el conocimiento de la actividad económica es una valiosa herramienta para reducir la incertidumbre al momento de tomar decisiones y trazar planes.

Mientras mayor información se haya utilizado en hacer la estimación de ventas, mejor será el resultado de la misma. Nunca será una predicción exacta, pero al menos sí es una brújula que nos permite tomar decisiones con un alto margen de seguridad.

Por cuanto son muchos los factores, internos y externos, que influyen en la previsión de ventas, es recomendable que en su elaboración participen todos los departamentos de la empresa. A mayor aporte de información, mejor será esta importante proyección comercial.